退職代行への企業対応　労務リスクと法的対策

「退職代行サービスの利用が増える中、企業はどのように対応すべきか」という課題に直面しています。突然の通知を受け、適切な対応ができなければ、労務リスクや法的トラブルが発生する可能性もあります。この記事では、退職代行に関する基本知識や、企業が守るべき労働基準法に基づいた対応義務、さらにはトラブル回避のための労務コンサルタントのアドバイスを詳しく解説し、人事担当者や経営者が安心して対応できる知識を提供します。

退職代行とは？企業が知っておくべき基本知識

退職代行サービスの仕組みと種類

退職代行とは、従業員が第三者を通じて会社に退職の意思を伝えるサービスです。運営主体によって以下の3種に分類されます。

• 民間業者（非弁業者）：退職意思の「伝達」に限定。交渉行為は違法になる可能性がある。

• 労働組合系：団体交渉権を有するため、労働条件の交渉も可能。

• 弁護士事務所：法律事務として全対応が可能（内容証明、交渉、訴訟含む）。

利用者側の心理と背景

退職代行を利用する背景には以下のような心理があります。

• 上司との直接対話に強いストレスを感じている

• ハラスメントや長時間労働など職場環境の悪化

• 精神的に追い詰められている

退職代行から連絡が！企業が行うべき初期対応と連絡の受け方

1. まずは冷静に受け止める

2. 社内で対応責任者を決定（原則人事部門）

3. 連絡手段・内容を記録（メール、電話、内容証明）

4. 顧問弁護士への相談を検討（法的判断が必要な場合）

重要なのは、感情的な反応を避け、事実関係を整理しながら対応することです。

【ステップ別解説】退職代行への具体的な企業対応フロー

ステップ1：本人確認と意思確認

• 委任状や本人署名入りの退職届があるか確認

• ない場合は、本人確認の方法を弁護士に相談

ステップ2：退職条件の確認と交渉

• 退職日は本人の希望と就業規則に基づき調整

• 有給消化希望がある場合、時季変更権の適用を検討

• 退職金は支給要件と金額を就業規則で再確認

ステップ3：退職届の受理と記録化

• 書面での退職届が必要。FAX・PDFでも法的効力はある

• 受理日と退職日を明確に記録

ステップ4：業務引き継ぎ

• 本人が出社しない場合、引き継ぎは現実的に困難

• 業務マニュアルや社内共有ファイルの整備で対応

ステップ5：貸与品・私物の整理

• 貸与品リスト（PC、制服、社員証など）を作成

• 私物引き渡しは、郵送または代理人による受取で調整

• 未返却には内容証明郵便で督促する

ステップ6：退職後の必要書類作成

• 離職票、源泉徴収票などは速やかに送付

• 社会保険・雇用保険の手続きも滞りなく実施

要注意！退職代行対応における企業側の法的注意点とNG行動

• 本人への直接連絡は慎重に（トラブルを悪化させるリスク）

• 退職拒否や強引な引き止めはNG

• 「出社しないなら懲戒解雇」などの発言は違法行為に発展するおそれ

• 退職代行を使うこと自体を非難する発言も控える

• SNSや社内チャットでの不用意な発言にも注意が必要

退職代行で企業が直面しうる主要な労務リスクと対策

未払い賃金の請求

• タイムカードや勤怠記録を正確に保存

• 内容に応じて和解や支払いで解決

有給休暇の買取要求

• 法的には買い取り義務なし（退職時に残っていれば全消化が原則）

損害賠償請求

• 従業員からの請求（例：パワハラ、業務過多）に備えて記録を残す

• 会社側からの請求（PC未返却など）は内容証明で通知

秘密保持義務違反

• 誓約書や秘密保持契約の締結が有効

• 退職時に改めて誓約書を交付すると良い

社内の士気・評判リスク

• 機密保持と内部説明のバランスを取り、社内動揺を防ぐ

退職代行トラブルを未然に防ぐための企業の予防策と体制づくり

• 定期面談・1on1の実施：従業員の不満を早期にキャッチ

• 相談窓口の設置：匿名相談でも対応できる体制を整える

• ハラスメント防止研修の実施

• 勤怠管理システムの導入・見直し

• 就業規則・労働契約の周知徹底

• 離職率・エンゲージメントのKPI化

専門家（弁護士・社労士）への相談タイミングと選び方のポイント

弁護士に相談すべきタイミング

• 損害賠償・慰謝料・労働審判のリスクがある場合

• 明らかに違法性がある退職代行業者への対応

社労士に相談できること

• 退職手続き・保険関連の手続き

• 就業規則の整備・見直し支援

専門家の選び方と顧問契約の有効性

• 労務問題に強い弁護士・社労士を選ぶ

• 顧問契約で継続的に相談できる体制を整える

FAQ：退職代行に関する企業からのよくある質問

Q1. 最初に何をすべき？
→連絡内容を記録し、上長と顧問弁護士に即共有。

Q2. 本人に直接連絡してもよい？
→原則NG。委任状がある場合は代理人を通じて対応。

Q3. 退職の申し出を拒否できる？
→退職の自由があるため、原則として拒否できません。

Q4. 書面で対応すべき？
→証拠保全のため書面やメールでの対応が望ましい。

Q5. 貸与品が返却されない場合は？
→内容証明で返却を求め、法的措置も検討。

Q6. 企業にペナルティはある？
→基本的にはなし。ただし、違法対応は損害賠償リスクあり。

Q7. 業者の良し悪しは見分けられる？
→弁護士または労働組合系は比較的信頼性が高い。

まとめ：退職代行への適切な対応が企業の未来を守る

退職代行の増加は、企業にとって新たな労務リスクを突きつけています。感情的な対応ではなく、法的根拠に基づいた冷静な対応こそが、企業の信頼性と健全な組織運営を守る鍵です。

今回の経験を教訓に、社内の体制を見直し、労務リスクへの耐性を高めることが今後の成長につながります。適切な知識と備えで、安心して従業員対応に臨める企業体制を築いていきましょう。